Przepisy kodeksowe stanowią o obowiązku udzielenia urlopu zaległego, za wyjątkiem części na żądanie, najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Regulacja ta nie zawiera jednoznacznych wytycznych co do procedury w tym zakresie. Nie istnieje też zgodność co do rozumienia sformułowania "należy udzielić", tj. czy pracodawca może go udzielić jednostronnie, dlatego w tym przedmiocie zaleca się pracodawcom postępować ostrożnie. Zwłaszcza, że urlop powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów, ustalonym przez pracodawcę, z uwzględnieniem wniosków osób uprawnionych. W przypadku, gdy u pracodawcy nie tworzy się planu urlopów, pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
W okresie trwającej pandemii, na mocy art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 1842 z późn. zm.) ustawodawca umożliwił pracodawcy jednostronne udzielenie urlopu, ale tylko zaległego.
W myśl powołanego przepisu, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi:
- w terminie przez siebie wskazanym,
- bez uzyskania zgody pracownika i
- z pominięciem planu urlopów,
urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Jest to znaczne ułatwienie dla pracodawcy, w dodatku o charakterze bezwarunkowym. Samodzielnym dysponentem jest zatrudniający i to niezależnie od tego czy odnotował w wyniku pandemii jakieś straty oraz bez względu na rokowania na przyszłość. Regulacja ta ma w założeniu zapobiegać kumulacji urlopów niewykorzystanych.
Wykładnia językowa hipotezy omawianej normy pozwala pracodawcy na jednostronne udzielenie urlopu w ściśle określonych ramach czasowych, tj. występowania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19. Ponadto, udzielenie urlopu zaległego (wydanie polecenia przez pracodawcę) oraz rozpoczęcia korzystania z uprawnienia powinno nastąpić w tym okresie. Za takim rozumieniem przepisu przemawia wykładnia funkcjonalna.
Uwaga: Fakt ujęcia urlopu zaległego w planie urlopów nie pozbawia pracodawcy możliwości jednostronnego udzielenia zaległości urlopowych z pominięciem tego planu. Omawiana regulacja stanowi wyraźnie, że udzielając urlopu w trybie przewidzianym w tym przepisie, pomija się plan urlopów.
