W świetle obowiązujących przepisów oprócz występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych podatnicy VAT mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Oprogramowanie interfejsowe jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Co jest ważne, obecnie przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie. Od 1 lipca 2024 r. co do zasady podatnicy VAT będą zobowiązani do obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF.
Jest również systemem przeznaczonym do powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia. System ten powiadamia również o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności KSeF.
KSeF służy także do analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych. Pozwala na uwierzytelnienie oraz weryfikację uprawnień do korzystania z KSeF a także do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z tego systemu.
Warto pamiętać, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Co jest ważne, w obecnym stanie prawnym otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych.
W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę jest zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura może być przekazana w postaci elektronicznej lub papierowej.
Z uwagi na to, że od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą co do zasady obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie już wymagana akceptacja odbiorcy na otrzymywanie e-faktur.
Warto podkreślić, że w naszym Wydawnictwie trwają prace nad dostosowaniem programu DRUKI Gofin do obsługi faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
