Podstawowa zasada regulująca prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z jego brzmieniem, podatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Jednocześnie przepisy art. 88 ustawy o VAT określają przypadki, w których przedsiębiorcom nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. I tak zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem: nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób, a także usług noclegowych nabywanych w celu ich odsprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy.
Zatem, jak wynika z powyższego, decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.
O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też są niezbędne do wytworzenia towarów lub świadczenia usług przez podatnika. Bezpośrednio wiążą się one wówczas z czynnościami opodatkowanymi VAT wykonywanymi przez podatnika. Natomiast o związku pośrednim można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa - mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było uznać, że taki związek (choćby pośredni) występuje, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów/usług a powstaniem obrotu.
Jak podkreślają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, podatnik nie ma prawa odliczyć VAT od zakupów, które nie są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i służą jedynie celom osobistym pracowników. Ustawodawca nie definiuje pojęcia potrzeb osobistych. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego potrzebami osobistymi są takie potrzeby, które dotyczą danej osoby i które są jej potrzebami prywatnymi, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tą osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją.
Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy. Są to takie potrzeby, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy czy przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
