Z przepisów ustawy o VAT wynika obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ustawa o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest obowiązany wystawić fakturę do sprzedaży udokumentowanej wystawionym wcześniej paragonem.
Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie nabywcy. Ten zaś musi zwrócić się z żądaniem wystawienia faktury do paragonu, w okresie nie dłuższym niż trzy miesiące. Termin ten liczony jest od końca miesiąca, w którym dostarczono do nabywcy towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Ponadto, w myśl art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawierał numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Bez tego numeru wystawienie faktury z jego NIP do paragonu jest niemożliwe.
Aby wyegzekwować realizację tego obowiązku, ustawodawca w art. 106b ust. 6 ustawy o VAT wprowadził określoną sankcję. Zgodnie bowiem z tym przepisem, w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę do paragonu bez NIP nabywcy, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Sankcja w tej wysokości jest również nałożona na nabywcę - czynnego podatnika VAT, który ujmie taką fakturę w ewidencji VAT. Dodatkowe zobowiązanie podatkowe nie jest jednak ustalane w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn poniosą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe.
Pamiętać należy, że obowiązek wystawiania faktur wyłącznie do paragonów zawierających NIP nabywcy, jak i sankcja za naruszenie tego obowiązku, nie mają zastosowania do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą. Wynika tak z art. 106b ust. 7 ustawy o VAT.
W tym miejscu należy również wspomnieć, że niektóre transakcje dokumentowane są fakturami uproszczonymi, opiewającymi na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro. Faktury takie - stosownie do art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT - mogą nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu, a także danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Zatem, jeśli otrzymany przez podatnika paragon zawiera NIP nabywcy, a kwota należności ogółem wynikająca z tego paragonu nie przekracza kwoty 450 zł, to taki paragon stanowi fakturę uproszczoną.
