W art. 111 ust. 1 ustawy o VAT określono generalną zasadę, z której wynika, iż obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Oznacza to, że podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Przy czym na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących część podatników korzysta ze zwolnienia z tego obowiązku.
W załączniku do tego rozporządzenia zawarto katalog czynności, które są zwolnione z tego obowiązku. Pod poz. 34 załącznika zwolniono z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz swoich pracowników. Zatem oznacza to, że sprzedaż na rzecz pracowników jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania jej w kasie.
Jednak należy mieć na uwadze, że prawodawca nie zwolnił z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w kasie czynności wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Wśród nich, pod literą h, jest wymieniona sprzedaż komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów skalsyfikowanych w PKWiU ex 26 i ex 27.11.
W związku z tym wydawałoby się, że sprzedaż na rzecz pracowników komputerów czy laptopów podlega bezwzględnemu obowiązkowi zaewidencjonowania jej w kasie. Jednak w § 4 ust. 3 rozporządzenia wskazano, że powyższe nie ma zastosowania do dostawy towarów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b)-k), będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 34 załącznika do rozporządzenia.
Oznacza to zatem, że sprzedaż komputerów czy laptopów przez firmę na rzecz jej pracowników nie podlega ewidencjonowaniu w kasie fiskalnej.