Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT i dlatego niezwykle istotna jest prawidłowość wszystkich elementów faktury. Wystawienie faktury należy zaś rozumieć jako sporządzenie tego dokumentu oraz jego przekazanie nabywcy, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały z kolei wymienione w art. 106e ustawy o VAT. Należy do nich m.in. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Zdarza się, że faktura zawiera błąd lub nie wskazano w niej wszystkich elementów wymaganych przepisami. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 marca 2023 r., którą przytaczaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 15 z 20 maja 2023 r. wyjaśnił, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania. Niemniej jednak błędy na fakturze powinny być skorygowane w ten sposób, aby faktura odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję pomiędzy prawidłowo oznaczonymi podmiotami gospodarczymi.
Skorygowanie błędów na fakturze może być dokonane poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę, a błędy mniejszej wagi mogą być poprawione również poprzez wystawienie przez nabywcę noty korygującej. Notą nie można jednak korygować danych kwotowych, czyli miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności ogółem.
Jak wskazał organ podatkowy, notą korygującą można poprawić np. błędną datę sprzedaży wykazaną na fakturze. Ten błąd – na zasadzie ogólnej – może też być poprawiony przez sprzedawcę poprzez wystawienie faktury korygującej.
