Zgodnie z ogólną zasadą podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są oni obowiązani m.in. wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Ponadto ustawodawca w art. 111 ust. 3 ustawy o VAT wskazał, że w przypadku awarii kasy sprzedający jest zobowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W sytuacji natomiast gdy ewidencjonowanie przy zastosowaniu rezerwowej kasy jest niemożliwe podatnik nie może dokonywać sprzedaży.
Kwestia postępowania w przypadku problemów z rejestrowaniem sprzedaży za pomocą kas fiskalnych w przypadku długotrwałych przerw w dostawach energii elektrycznej była przedmiotem interpelacji poselskiej nr 32157.
W odpowiedzi na tę interpelację udzielonej dnia 2 kwietnia 2022 r. Ministerstwo Finansów zwróciło uwagę, że przepisy w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii, przewidują, że kasa musi odpowiadać pewnym kryteriom. Mianowicie kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii muszą posiadać zasilanie sieciowo-bateryjne, sieciowo-akumulatorowe, bateryjne lub akumulatorowe, które musi zapewnić wydruk minimum 200 paragonów fiskalnych, każdy o zawartości co najmniej 30 wierszy druku i raportu fiskalnego dobowego, w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego. Podobnie w przypadku kas on-line, których zasilanie akumulatorowe umożliwia wydruk co najmniej 200 dokumentów fiskalnych i niefiskalnych o łącznej długości co najmniej 6.000 linii po 48 godzinach od odłączenia zasilania zewnętrznego, z wyłączeniem przesyłania danych.
Wskazano także, że w przypadku awarii mających charakter masowy istnieje możliwość zwolnienia, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, korzystając z możliwości zastosowania trybu odrębnego w procedowaniu tego aktu określonego w regulaminie pracy Rady Ministrów.
Rozwiązanie takie, jak wynika z odpowiedzi na interpelację, przewiduje możliwość zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kas na określonym terytorium, z powodu zaniku energii elektrycznej. Warunkiem tego zwolnienia powinno być prowadzenie przez zwolnionych podatników zapisów pozwalających na określenie wartości sprzedaży i kwot podatku należnego.