Fakturą - w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT - jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ustawodawca zdefiniował także co należy rozumieć pod pojęciem "faktury elektronicznej", określając, że jest to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Z kolei przez "fakturę ustrukturyzowaną" należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy posługują się również dokumentami zwanymi potocznie "fakturami pro forma". W przepisach ustawy o VAT ani w aktach wykonawczych nie uregulowano tej formy dokumentowania transakcji.
Faktury pro forma to dokumenty, które w zasadzie zawierają wszystkie dane określone przepisami w zakresie fakturowania. Są one wystawiane głównie w celach informacyjnych. Nabywcy towarów lub usług otrzymują je w celu zapoznania się z ceną towaru lub usługi.
Organy podatkowe uznają, iż dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty, czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami "pro forma" powoduje, że nie jest to faktura w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.
Warto również nadmienić, że nie ma możliwości uznania dokumentu pro forma za fakturę, nawet jeżeli zawiera ona wszystkie elementy przewidziane dla tego rodzaju dokumentów. Zatem wystawienie lub otrzymanie takiego dokumentu, w zakresie podatku VAT jest neutralne i w dacie wystawienia nie wywołuje skutków podatkowych, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w nim podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia VAT.
Zapłata należności wskazanej w fakturze pro forma jest w istocie zapłatą zaliczki, ponieważ dokonywana jest przed dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Zaliczki - co do zasady - dokumentowane są fakturami wystawianymi nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Faktury te nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
