Podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie do działalności gospodarczej są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu tych pojazdów oraz złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach na formularzu VAT-26. Informację tę muszą złożyć w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek z nimi związany, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.
W przypadku niezłożenia w terminie powyższej informacji pojazd samochodowy będzie uznawany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację.
Z kolei w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu, podatnik jest zobowiązany do aktualizacji informacji o pojazdach samochodowych na tym samym formularzu najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonał tej zmiany.
Informacja VAT-26 o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej zawiera w części C dane umożliwiające organowi podatkowemu identyfikację tych pojazdów u podatnika. W formularzu tym określona jest też data poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem oraz data zmiany wykorzystania pojazdu samochodowego.
Pomimo, iż z przepisów i objaśnień do informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej wynika, że tylko zmiana wykorzystywania pojazdu z celów wyłącznie firmowych na wykorzystywanie do celów mieszanych zobowiązuje do złożenia aktualizacji ww. informacji, to organy podatkowe uznają, że taką aktualizację należy również złożyć m.in. przy sprzedaży samochodu.
Na temat terminu złożenia aktualizacji formularza VAT-26 w przypadku sprzedaży samochodu wypowiedziało się również Ministerstwo Finansów odpowiadając na zadane przez nasze Wydawnictwo pytanie. W odpowiedzi udzielonej w dniu 1 marca 2023 r., Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że z uwagi na fakt, iż obowiązujące przepisy dotyczące VAT nie przewidują odrębnych od aktualizacji zasad i terminów informowania urzędu skarbowego o zaprzestaniu odliczenia VAT w całości od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, sprzedaż takiego pojazdu powinna zostać zgłoszona naczelnikowi urzędu skarbowego najpóźniej w terminie obowiązującym dla zmiany wykorzystania pojazdu samochodowego, tj. do końca miesiąca, w którym dokonano zmiany przeznaczenia samochodu bądź jego sprzedaży.
Oznacza to, że przykładowo, jeżeli podatnik dokonał sprzedaży samochodu w dniu 9 sierpnia br., to aktualizację VAT-26 powinien złożyć najpóźniej do końca sierpnia. W części C tego formularza w kolumnie h oznaczonej jako data zmiany wykorzystania należy wówczas wpisać datę 9 sierpnia.
