Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wśród takich należności jest zwrot kosztów przejazdów.
Decyzję, jakim środkiem transportu pracownik odbędzie podróż służbową, podejmuje pracodawca. Może on wyrazić zgodę na przejazd w podróży m.in. samochodem będącym własnością pracownika. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów używania tego samochodu. Kwotę zwrotu ustala się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może być jednak wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Kwota otrzymana przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej jest u niego przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Zatem otrzymana przez pracownika kwota zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu jest zwolniona od podatku, gdy stawka za jeden kilometr nie przewyższa stawki określonej w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Zastosowanie przez pracodawcę stawek korzystniejszych niż wynikające z tego rozporządzenia oznacza konieczność opodatkowania nadwyżki wypłaconej ponad limit kilometrówki obliczonej z zastosowaniem stawek wskazanych w tym rozporządzeniu. Kwotę takiej nadwyżki pracodawca jest zobowiązany doliczyć pracownikowi do innych jego przychodów ze stosunku pracy osiągniętych w danym miesiącu i łączną ich wartość opodatkować.
