Pracodawca może stosować wobec pracownika karę upomnienia lub karę nagany, za nieprzestrzeganie przez niego ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni, od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Jednakże pracodawca może ja zastosować tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Gdyby z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie mógł być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.
O zastosowanej karze porządkowej pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia, oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu, i terminie jego wniesienia. Pracownik ma możliwość w ciągu 7 dni, od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw, jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa.
Odpis zawiadomienia o ukaraniu należy złożyć do części D akt osobowych pracownika. Co istotne, dokumenty stanowiące o ukaraniu wpina się w porządku chronologicznym, w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów, dotyczy każdej z "podczęści", części D akt osobowych.
Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika, po roku nienagannej pracy. Ma to również odpowiednie zastosowanie w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę, albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary. Pracodawca może również z własnej inicjatywy, lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem wyżej wymienionego terminu.
W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
