Pracownicy zatrudnieni w ramach stosunku pracy mają prawo do urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym. Jeżeli nie wykorzystają go w naturze w trakcie zatrudnienia, w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przysługuje im ekwiwalent za urlop. Wraz z definitywnym ustaniem zatrudnienia prawo do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się bowiem w prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent ten wyliczany jest przy zastosowaniu współczynnika urlopowego.
Sposób obliczania ekwiwalentu urlopowego określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W celu ustalenia ekwiwalentu urlopowego należy obliczyć wysokość miesięcznego wynagrodzenia pracownika, zgodnie z metodyką wskazaną we wspomnianym rozporządzeniu. Wynagrodzenie to dzieli się przez współczynnik urlopowy.
Współczynnik urlopowy wskazuje przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w roku, na który jest ustalony. Oblicza się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Następnie dzieli się otrzymany wynik przez 12. Współczynnik urlopowy obowiązujący pracowników pełnoetatowych w 2023 r. obliczony w powyższy sposób, wynosi 20,83. Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik urlopowy podlega obniżeniu proporcjonalnie do wymiaru ich etatu. Przykładowo, przy zatrudnieniu na pół etatu w 2023 r. wynosi on 10,42.
Współczynnik urlopowy oblicza się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i wykorzystuje przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Nie ma przy tym znaczenia, czy ekwiwalent przysługuje pracownikowi za bieżący, czy zaległy urlop. Przy wyliczaniu ekwiwalentu urlopowego stosuje się zawsze bieżący współczynnik, to jest obowiązujący w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie.
