Do naszego Wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki, która otrzymała w darowiźnie licencję na program komputerowy. Będzie on używany w prowadzonej przez nią działalności jako wartość niematerialna i prawna. Pytanie dotyczyło kwestii w jakiej kwocie jednostka powinna wprowadzić do ewidencji bilansowej taką licencję i jak ją zaksięgować?
Według ustawy o rachunkowości, za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się m.in. licencje, prawa do wynalazków, autorskie prawa majątkowe, prawa do znaków towarowych, a także nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.
Jeśli otrzymana nieodpłatnie licencja na korzystanie z programu komputerowego spełnia określoną w ustawie o rachunkowości definicję wartości niematerialnych i prawnych, to wskazane jest ująć ją w ewidencji bilansowej na koncie 02 wartości niematerialne i prawne, w korespondencji z kontem rozliczeń międzyokresowych przychodów. Jak wynika bowiem z treści artykułu 41 ustęp 2 ustawy o rachunkowości, wartości niematerialne i prawne przyjęte nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Następnie zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.
Ewidencja księgowa otrzymania w formie darowizny licencji zaliczonej do wartości niematerialnych i prawnych może przebiegać zapisem po stronie winien konta 02 wartości niematerialne i prawne, w korespondencji ze stroną ma konta 84 rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Co do zasady wartości niematerialne i prawne wprowadza się do ksiąg rachunkowych w cenie ich nabycia. Natomiast nieodpłatnie otrzymane wartości niematerialne i prawne, w tym w drodze darowizny, wprowadza się do ewidencji bilansowej w wartości wynikającej z umowy darowizny. Jeżeli wartość ta nie została określona, to wyceny tych składników dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. W myśl bowiem artykułu 28 ustęp 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, to jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Za cenę sprzedaży netto składnika aktywów przyjmuje się możliwą do uzyskania na dzień bilansowy cenę jego sprzedaży, bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększoną o należną dotację przedmiotową. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika aktywów, to należy w inny sposób określić jego wartość godziwą na dzień bilansowy.
