Do naszego Wydawnictwa wpłynęło zapytanie od Czytelnika, który zamyka księgi rachunkowe za pierwszy rok obrotowy. Czytelnik zapytał jak często powinien sporządzać zestawienie obrotów i sald?
Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych stanowią element ksiąg rachunkowych. Zawartość zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz termin jego sporządzenia określa artykuł 18 ustęp 1 ustawy o rachunkowości. Z treści tego przepisu wynika, iż na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Termin nie rzadziej niż na koniec miesiąca uszczegóławia artykuł 24 ustęp 5 punkt 2 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.
Podsumowując, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się miesięcznie, zazwyczaj do 20 dnia następnego miesiąca ze względu na wywiązanie się jednostki z obowiązków sprawozdawczych, natomiast roczne, nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.
Ponadto, jak stanowi artykuł 18 ustęp 2 ustawy o rachunkowości, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Oznacza to, że ustawa o rachunkowości nie wymaga comiesięcznego sporządzania zestawienia obrotów i sald kont analitycznych. W przypadku tego zestawienia obowiązujący jest termin zamknięcia ksiąg rachunkowych.