Do naszego Wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki, która działa jako spółka z o.o. kierowana przez kilkuosobowy zarząd. Sprawozdanie finansowe tej spółki zostanie podpisane przez jednego członka zarządu, a pozostali członkowie tego organu złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Pytanie dotyczyło kwestii czy istnieje ustawowy wzór wskazanego oświadczenia?
W myśl artykułu 52 ustęp 2 i 2b ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Przypominamy, że przez kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki z o.o., o której mowa w pytaniu, kierownikiem jednostki jest kilkuosobowy zarząd. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, po złożeniu przez pozostałe osoby oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.
Jeżeli wspomniane wyżej oświadczenia zostaną sporządzone w postaci papierowej, to członek zarządu podpisujący sprawozdanie finansowe zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości są dołączane do sprawozdania finansowego. Następnie przekazywane są wraz ze sprawozdaniem finansowym spółki do rejestru sądowego.
Ustawa o rachunkowości nie określa wzoru wyżej wymienionego oświadczenia. Spółka może opracować taki wzór we własnym zakresie. Jak wynika z artykułu 52 ustęp 2c ustawy o rachunkowości, w treści oświadczenia wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego ten dokument dotyczy, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przykładowa treść oświadczenia członka zarządu spółki z o.o. może być następująca: oświadczam, że roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o. z siedzibą przy ulicy Srebrnej 2 w Warszawie, sporządzone na dzień 31 grudnia 2021 roku i podpisane w dniu 31 marca 2022 roku o godzinie 12.00 przez Annę Kowalską, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych tej spółki, spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.