W myśl przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy nie osiągają wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie co najmniej 6% zobowiązani są do wnoszenia z tego tytułu wpłat na PFRON.
Na potrzeby ustalania obowiązku wnoszenia wpłat na PFRON ustawodawca jako pracodawcę traktuje każdą jednostkę organizacyjną, choćby nie posiadała ona osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, która zatrudnia pracowników. Natomiast przymiot pracownika przysługuje osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Dokonując obliczeń w zakresie stanu zatrudnienia w podmiocie nie należy uwzględniać osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:
- na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- przebywających na urlopie rodzicielskim,
- przebywających na urlopach wychowawczych,
- nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
- nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego oraz
- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.
Poziom zatrudnienia pracodawca ustala samodzielni po zakończeniu danego miesiąca. Liczbę etatów oblicza się stosując średnią arytmetyczną z dziennych stanów zatrudnienia w danym miesiącu. W praktyce należy zsumować stan zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu w przeliczeniu na etaty, a następnie uzyskany wynik podzielić przez liczbę dni w danym miesiącu. W obliczeniu stanu zatrudnienia należy uwzględnić dni wolne od pracy, wówczas dla nich należy przyjąć stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego - jeżeli miesiąc rozpoczyna się takim dniem. Stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty należy wyliczyć z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4 albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.
Co ważne, dla publicznych i niepublicznych uczelni, publicznych i niepublicznych szkół, publicznych i niepublicznych przedszkoli, publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych, regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych, interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych, placówek resocjalizacyjnych, publicznych i niepublicznych żłobków, a także klubów dziecięcych wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, wynosi 2% przy wykazywaniu zatrudnienia na poziomie 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych we wskazanych jednostkach oblicza się jako sumę wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych i podwojonego wskaźnika dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy będących osobami niepełnosprawnymi i uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania. Z tym, że wskaźnik dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy niepełnosprawnych, o którym mowa oznacza ich udział procentowy w liczbie ogółem odpowiednio dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy, według stanu w roku ubiegłym.
Pracodawca, który nie wykazuje wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych musi dokonać rejestracji w PFRON i wnieść należną wpłatę. Wysokość jej stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy pomiędzy zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% (albo 2%) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.
