Obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych wynika z przepisu § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Powstaje on, gdy w trakcie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej okaże się, że pracownik obsługujący monitor ekranowy powinien pracować z ich użyciem. Żeby uznać, że zatrudnionemu pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary korekcyjne i w związku z tym zwrócić koszty poniesione przez niego na ich zakup, pracownik powinien wykonywać pracę przy monitorze ekranowym, czas poświęcony przez pracownika na pracę przy monitorze ekranowym powinien wynosić przynajmniej 4 godziny dziennie, a konieczność stosowania okularów powinna zostać stwierdzona przez lekarza w trakcie badań profilaktycznych.
Częstotliwość refundacji okularów zasadniczo nie została określona w przepisach. Można ją natomiast wydedukować z procedury, której zachowanie jest niezbędne dla nabycia przez pracownika prawa do omawianego świadczenia. Skoro jest ono przyznawane na podstawie zaświadczenia wydanego w wyniku przeprowadzenia badań profilaktycznych, to refundacja zasadniczo będzie miała charakter cykliczny, zależny od częstotliwości tych badań.
W praktyce występują przypadki, że pracownik zwraca się do pracodawcy z wnioskiem o skierowanie go na badania w wyniku pogorszenia się wzroku przed upływem wyznaczonego przez lekarza terminu kolejnych badań profilaktycznych. Biorąc pod uwagę ciążący na pracodawcy generalny obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zgłoszenie to powinno skutkować skierowaniem pracownika na badania profilaktyczne. W przypadku, gdy lekarz-profilaktyk w wyniku przeprowadzonych badań wskaże potrzebę stosowania lub wymiany okularów, wówczas pracodawca również powinien zrefundować pracownikowi koszty zakupu okularów.
Jeśli chodzi o kwotę refundacji, to nie została ona określona przepisami, a jedynie wskazano w nich, że pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary, przez co należy rozumieć pokrycie pełnych kosztów ich zakupu, czyli szkieł, oprawek oraz usługi. Przy czym w zakresie oprawek może kwotę refundacji ograniczyć do takich z niższej półki cenowej, a w przypadku szkieł - do podstawowych filtrów. Brak jest natomiast górnej granicy refundacji.
Zasadniczo, aby uniknąć nieporozumień, zasady ustalania prawa do zwrotu kosztów zakupu okularów oraz ich wysokości zamieszcza się w regulaminie, jeżeli w zakładzie pracy taki obwiązuje, albo w zarządzeniu pracodawcy. Zapisy z tym związane powinny zawierać informacje o grupie pracowników, którym pracodawca zapewnia okulary, procedurze, jaka powinna zostać zachowana przy ubieganiu się o refundację, w tym ze wskazaniem dokumentów, jakie pracownik powinien dostarczyć oraz wypełnić, wysokości jednorazowej refundacji oraz sposobu jej ustalania.
