Instytucje obowiązane stanowią jeden z elementów polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przed końcem lipca 2021 r. do instytucji obowiązanych zaliczani byli i dalej są między innymi doradcy podatkowi, biegli rewidenci czy podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Z dniem 31 lipca 2021 r. rozszerzony został katalog instytucji obowiązanych między innymi o małe biura rachunkowe nieprowadzące ksiąg rachunkowych, a konkretnie o przedsiębiorców w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi.
Z dniem 31 lipca 2021 r. wskazani przedsiębiorcy muszą realizować obowiązki, które ciążą na instytucjach obowiązanych. Omawiana ustawa nakłada na nie szereg różnych powinności. W szczególności instytucje obowiązane muszą zidentyfikować i ocenić ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności. Działania te mają być proporcjonalne do charakteru i wielkości danej instytucji obowiązanej. W odniesieniu do tego ryzyka i jego oceny instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego. Obejmują one w szczególności identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości. W skrócie powinności instytucji obowiązanych sprowadzają się do zapoznania z obowiązkami, przygotowania określonej dokumentacji oraz stosowania w praktyce przyjętych w niej zasad postępowania.
Wdrożenia obowiązków nałożonych przez ustawę można dokonać samodzielnie, czyli we własnym zakresie, albo skorzystać z usług podmiotów mających wiedzę i doświadczenie w takich procesach.
Powinności jest bardzo dużo. Natomiast za ich niewykonanie grożą kary administracyjne. Do katalogu kar należą między innymi kara pieniężna czy publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę daną instytucję obowiązaną. Informacja taka publikowana jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Od 31 października 2021 r. instytucje obowiązane będą musiały uwzględnić zmiany, jakie w tym dniu wejdą w życie. Są one istotne. W szczególności zaktualizować trzeba będzie jeden z obowiązkowych dokumentów, to jest wewnętrzną procedurę instytucji obowiązanej. Dokument ten będzie musiał być na bieżąco weryfikowany oraz w razie potrzeby aktualizowany. Poza tym instytucje obowiązane będą miały między innymi obowiązek odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez nie informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta, a także podjęcia czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. W razie zaś potwierdzenia odnotowanych rozbieżności instytucja będzie musiała przekazać organowi właściwemu w sprawach Rejestru zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności.
