W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Mimo istnienia takiego związku kosztami podatkowymi nie są koszty wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród nich znajdują się diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Przy czym wykluczenie z kosztów podatkowych dotyczy tylko tej części diet, która przekracza wysokość diet przysługujących pracownikom na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.
W ustawie o PIT pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane. Taka definicja znajduje się w Kodeksie pracy i dotyczy pracownika. Na jej podstawie podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Definicji tej nie należy odnosić do podróży odbywanych przez przedsiębiorcę. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy podstawowym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową jest ustalenie, czy wyjazd ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Za podróż służbową przedsiębiorcy należy uznać wykonywanie przez niego zadań poza siedzibą firmy polegających np. na konieczności zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.
Jeżeli podatnik odbywa podróże w celu załatwiania spraw służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, to w ciężar kosztów uzyskania przychodów tejże działalności może zaliczyć faktycznie poniesione koszty takiej podróży. Przykładowo do kosztów może zaliczyć:
- czynsz najmu mieszkania opłacony za okres, w którym przebywał w podróży służbowej i w związku z tym korzystał z tego mieszkania,
- koszty przejazdu oraz
- diety w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom.
