Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki, która zatrudnia pięciu pracowników działu administracji. Pytanie dotyczyło kwestii czy można odstąpić od obowiązku tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe?
Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających między innymi z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Tworzenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów jest konsekwencją stosowania zasady współmierności przychodów i kosztów, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W myśl tej zasady, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Szczegółowe zasady ujmowania, wyceny, prezentacji oraz ujawniania w sprawozdaniach finansowych biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów zostały określone w Krajowym Standardzie Rachunkowości numer 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe". W standardzie tym zdefiniowano bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, jako rezerwy związane bezpośrednio z działalnością operacyjną, a więc z wytwarzaniem, sprzedażą i fazą posprzedażną, a także ogólnym zarządem. Ponadto wskazano w nim, iż rezerwę w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów tworzy się wyłącznie wtedy, gdy na jednostce ciąży obecny obowiązek świadczenia wynikający ze zdarzeń przeszłych, jest prawdopodobne, że wypełnienie obowiązku spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki oraz możliwe jest wiarygodne oszacowanie kwoty wykonania obowiązku.
Rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów z tytułu przyszłych świadczeń na rzecz pracowników tworzy się zatem wtedy, gdy obowiązek wykonania tych świadczeń wynika z przepisów prawa pracy, postanowień układu pracy lub umów o pracę. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu przyszłych świadczeń na rzecz pracowników dokonywane są w szczególności z tytułu niewykorzystanych urlopów, odpraw emerytalnych i rentowych oraz nagród jubileuszowych. Niewykorzystany urlop to urlop za dany rok kalendarzowy i lata poprzednie, niewykorzystany przez pracownika do dnia 31 grudnia, przy uwzględnieniu stanu na dzień bilansowy w przypadku, gdy rok obrotowy jest różny od kalendarzowego. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów są dokonywane w szczególności na urlopy pracowników produkcyjnych, pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy. Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników. Nie jest celowe tworzenie rezerw na niewykorzystane urlopy w stosunku do pracowników, których wynagrodzenia nie podlegają znaczącym wahaniom w trakcie roku, na przykład wynagradzanych miesięcznie, którzy za czas urlopu nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia. Nie ma również obowiązku tworzenia rezerw na niewykorzystane urlopy w sytuacji, gdy przesunięcia urlopów pomiędzy poszczególnymi latami mają charakter powtarzalny, a wysokość kosztów związanych z niewykorzystanymi urlopami jest z roku na rok podobna.
Jednostki mikro, jednostki małe oraz organizacje pozarządowe, które spełniają warunki określone w art. 3 ust. 1c pkt 1 albo ust. 1d ustawy o rachunkowości, mogą nie tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Przy czym z uproszczenia tego nie mogą skorzystać spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne i spółki jawne lub komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej. Powyższe wynika z przepisów art. 39 ust. 6 i 7 ustawy o rachunkowości.
Jednostki, które nie mogą skorzystać z możliwości niedokonywania biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, mogą korzystać z uproszczeń w tym zakresie wynikających z ogólnych zasad rachunkowości, w tym zasady istotności. Można zatem zastosować uproszczenie i nie tworzyć rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze, jeżeli kwoty przewidywanych przyszłych świadczeń nie są istotne, a tym samym nie będą wywierały istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Powyższe stanowisko wynika również z zapisów Krajowego Standardu rachunkowości numer 6. Decyzję w sprawie nietworzenia biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.
