Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki prowadzącej działalność handlową. Jednostka sprzedając towary transport do nabywcy organizuje za pośrednictwem firm zewnętrznych. Za zakupione usługi transportowe otrzymuje faktury zakupu usług. Jednostka zapytała na jakich kontach księgowych powinna ewidencjonować zakup usług transportowych dotyczących sprzedanych towarów. Czy należy je ująć wstępnie na kontach zespołu 4 i 5, a następnie przeksięgować na konto zespołu 7, czy może ująć je tylko na kontach zespołu 4 i 5?
W sytuacji gdy jednostka handlowa do ewidencji kosztów podstawowej działalności stosuje konta zespołu 4 i 5, to bezpośrednie koszty działalności, to jest koszty utrzymania sklepów, hurtowni oraz koszty sprzedaży, rozlicza na odpowiednich kontach kosztów rodzajowych, natomiast w zespole 5 ujmuje je na przykład na koncie 51 - 0 koszty działalności podstawowej - handlowej.
Do kosztów handlowych zalicza się między innymi: wynagrodzenia wraz z narzutami pracowników pracujących w placówkach handlowych, amortyzację obiektów i urządzeń wykorzystywanych w działalności handlowej, koszty energii, wody, ogrzewania oraz materiałów zużywanych na własne potrzeby placówek handlowych, ubezpieczenie majątku wykorzystywanego w działalności handlowej.
W placówkach handlowych na koncie 51 - 0 ujmuje się także koszty załadunku, wyładunku, spedycji oraz transportu sprzedanych towarów. W trakcie roku obrotowego konto 51 - 0 wykazuje wyłącznie saldo winien, które na dzień bilansowy przenosi się na konto 86 wynik finansowy, w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym lub na konto 49 rozliczenie kosztów, w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym. Konto 51 - 0 po rozliczeniu kosztów na dzień bilansowy nie może wykazywać salda. Koszty handlowe są prezentowane w rachunku zysków i strat sporządzanym w wariancie kalkulacyjnym według załącznika numer 1 do ustawy o rachunkowości - w pozycji D. Koszty sprzedaży.
Koszty handlowe mogą być w ciągu roku zaliczane do kosztu sprzedanych towarów. W takim przypadku po zakończeniu każdego miesiąca przenosi się je w ciężar konta 73 - 1 wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu - nabycia. Przyjęcie tego rozwiązania powoduje jednak komplikacje przy sporządzaniu rachunku zysków i strat zarówno w postaci kalkulacyjnej, jak i porównawczej. Jak już wspomnieliśmy, sporządzając rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym odrębnie wykazuje się koszty sprzedaży. Natomiast sporządzając rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym koszty handlowe ujęte na koncie 73 - 1, uprzednio zaksięgowane na kontach zespołu 4 i 5, przenosi się na koniec roku obrotowego na konto 49; oznacza to, że przed przeksięgowaniem salda konta 73 - 1 na wynik finansowy, należy z tego konta wyodrębnić koszty handlowe i odnieść na konto 49.
Naszym zdaniem lepszym rozwiązaniem jest pozostawienie w ciągu roku obrotowego kosztów handlowych na koncie 51- 0 i przeksięgowanie ich odpowiednio na konto 49 lub 86 na dzień bilansowy. Przy czym decyzję w sprawie sposobu rozliczania kosztów sprzedaży w księgach rachunkowych podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w zasadach (polityce) rachunkowości.
