Pracownik może wykonywać pracę całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez niego i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracę wykonywaną w ten sposób określa się mianem pracy zdalnej.
Pracodawca jest obowiązany m.in. pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek pokrycia tych kosztów może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości tego ryczałtu bierze się pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Pokrycie przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Koszty związane z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej, czyli m.in. koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, stanowią realizację obowiązku nałożonego na pracodawcę przepisami prawa pracy oraz są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jako wydatki racjonalne i ekonomicznie uzasadnione, niewymienione w negatywnym katalogu kosztów, związane z firmowymi przychodami, stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawcy.
Dodajmy, iż koszty pokrywające pracownikowi wydatki niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, należy kwalifikować do należności ze stosunku pracy i ujmować w kosztach podatkowych w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przeciwnym razie stanowić będą koszty podatkowe w dniu ich wypłaty.