Do naszego Wydawnictwa wpłynęło pytanie od Czytelnika, który niezafakturowane na koniec roku koszty ujmuje w księgach rachunkowych na podstawie innych niż faktury dokumentów w ciężar odpowiednich kosztów w zespole 4 oraz 5 i drugostronnie na rozliczenie zakupu. Saldo Ma konta rozliczenie zakupu prezentuje w bilansie jako zobowiązania z tytułu dostaw i usług. W przypadku braku dokumentu kwotę kosztu oszacowuje i księguje na konto rezerw, które prezentuje w pasywach bilansu w pozostałych rezerwach. Czytelnik zapytał czy taka prezentacja jest prawidłowa?
W praktyce często się zdarza, że do dnia bilansowego do jednostki nie wpłyną faktury kosztowe, na przykład za zużycie energii elektrycznej, czy wykonane usługi. Z nadrzędnych zasad rachunkowości wynika, iż w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, jednostka obowiązana jest zaliczyć do kosztów danego okresu sprawozdawczego wartość wszystkich wykonanych na jej rzecz dostaw i usług. Dlatego też jednostka zobowiązana jest do ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich dostawy i usługi, w tym również tych, które nie zostały zafakturowane. Sposób ich ewidencji jest uzależniony od tego czy kwota zobowiązania z tytułu zrealizowanych, lecz niezafakturowanych dostaw i usług, jest znana jednostce, czy też nie.
Jeżeli kwota zobowiązania z tytułu wykonanych, lecz niezafakturowanych dostaw i usług jest jednostce znana, na przykład na podstawie zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to może ona niezafakturowaną dostawę lub usługę ująć w księgach okresu, którego dotyczy na stronie winien konta 40 koszty według rodzajów lub odpowiednim koncie w zespole 5, w korespondencji za stroną ma konta 30 rozliczenie zakupu.
W sytuacji gdy jednostka na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie tylko nie otrzymała faktury zakupu, ale nie zna także kwoty zobowiązania, to może ująć w księgach rachunkowych szacunkową jego kwotę nie na koncie 30 rozliczenie zakupu, lecz na koncie 64 - 1 bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Natomiast co do sposobu prezentacji w bilansie niezafakturowanych dostaw i usług, to niezależnie od tego, czy jednostka ujmie je na koncie 30, czy na koncie 64 – 1 to ich wartość prezentuje się w pasywach bilansu jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług. Należy bowiem zauważyć, iż dostaw niezafakturowanych wymagających oszacowania, ujętych na koncie 64 - 1, nie zalicza się do rezerw. Tak wynika z Krajowego Standardu Rachunkowości numer 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe". W standardzie tym wskazano bowiem, że do biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów będących rezerwami nie zalicza się biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, o których mowa w artykule 39 ustęp 2 punkt 1 ustawy o rachunkowości. Są to w szczególności:
- koszty wykonania jeszcze niezakończonych umów o usługi, w tym budowlane, o których mowa w Krajowym Standardzie Rachunkowości numer 3 niezakończone usługi budowlane, czy
- zobowiązania wynikające z przyjętych przez jednostkę niefakturowanych dostaw i usług; zalicza się je bowiem do zobowiązań z tytułu dostaw i usług, i to także wtedy, gdy ustalenie przez jednostkę dokładnej ilości lub ceny dostawy bądź usługi może wymagać szacunków.
Należy ponadto zauważyć, iż ujęcie niefakturowanych dostaw w pasywach bilansu w pozycji zobowiązań z tytułu dostaw i usług jest uzasadnione również tym, że - chociaż dostawca nie wezwał odbiorcy, na podstawie faktury, do zapłaty - umowa sprzedaży została wykonana, gdyż sprzedający wydał rzecz lub wykonał świadczenie, a kupujący przyjął rzecz lub świadczenie.
