Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od spółki jawnej, której wszystkimi wspólnikami są osoby fizyczne. Od 2023 roku prowadzi ona księgi rachunkowe. Spółka chciałaby skorzystać z uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdania finansowego za 2023 rok, dotyczącego jednostek kierowanych przez organ wieloosobowy. Spółka zapytała czy uproszczenie to odnosi się do wszystkich jednostek sporządzających sprawozdania finansowe? Czy może obowiązują jakieś wyłączenia w tej kwestii?
Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, to może ona skorzystać z uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych. Ustawodawca nie przewidział w tej kwestii żadnych wyłączeń.
Definicję kierownika jednostki zawiera artykuł 3 ustęp 1 punkt 6 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu, przez kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Ustawodawca wprost wskazuje, że w przypadku spółki jawnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki.
Zagadnienie podpisywania sprawozdania finansowego określa natomiast artykuł 52 ustawy o rachunkowości. Jak wynika z tych przepisów, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to do podpisania sprawozdania finansowego zobowiązani są wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w artykule 52 ustęp 2b ustawy o rachunkowości. Wymieniony przepis zawiera uproszczenie polegające na tym, że gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Oświadczenia te oraz odmowy złożenia takich oświadczeń dołącza się do sprawozdania finansowego.
Przedstawione przepisy nie zawierają żadnych wyłączeń, stąd z uproszczenia tego mogą skorzystać wszystkie stosujące ustawę o rachunkowości jednostki, kierowane przez organ wieloosobowy, bez względu na ich formę prawną.
Należy pamiętać, iż wspomniane wyżej oświadczenie, o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy i wyżej wymienione oświadczenie, lub odmowa złożenia oświadczenia, zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.
