Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od samorządowej instytucji kultury, która przyjęła w depozyt od innej instytucji kultury muzealia. Instytucja ta pyta się kto powinien przeprowadzić inwentaryzację tych składników na koniec roku i jaką metodą?
Stosownie do przepisów artykułu 3 ustęp 1 punkt 15 ustawy o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Niewątpliwie definicji środków trwałych w rozumieniu tej ustawy odpowiadają muzealia. Jak wynika bowiem z przepisów ustawy o muzeach, muzealiami są rzeczy ruchome i nieruchomości stanowiące własność muzeum i wpisane do inwentarza muzealiów. Muzealia stanowią dobro narodowe. Niemniej jednak muzealia przyjęte w depozyt trudno uznać za środki trwałe instytucji kultury, która je otrzymała. Figurują one w księgach rachunkowych właściciela, czyli jednostki, która je w depozyt przekazała.
Przyjęte w depozyt muzealia powinny zostać ujęte w ewidencji pozabilansowej instytucji kultury, na przykład na koncie 09 Obce środki trwałe. Ewidencję analityczną do tego konta wskazane jest prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie ilości i wartości poszczególnych muzealiów.
Jednocześnie, w myśl artykułu 26 ustęp 1 ustawy o rachunkowości, jednostki prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień roku obrotowego. Podstawową metodą inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów jest przy tym spis z natury. Co istotne, zgodnie z artykułem 26 ustęp 2 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
W praktyce najczęściej obce składniki majątkowe spisywane są na odrębnych arkuszach spisu z natury. Arkusze spisowe są wyceniane oraz rozliczane według danych na temat ilości i wartości składników ujętych w ewidencji pozabilansowej. Na koniec arkusze spisowe oraz ewentualne dokumenty rozliczeniowe, na przykład zestawienia różnic inwentaryzacyjnych czy wyjaśnienia dotyczące stwierdzonych różnic, przekazywane są do właściciela zinwentaryzowanych składników. Częstotliwość inwentaryzacji obcych aktywów powinna być przy tym taka sama, jak aktywów własnych.