Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki, która wydała pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego na terenie Polski. Pracownikowi w trakcie podróży zapewniono nocleg w hotelu. Jednostka ma wątpliwości na jakim koncie zespołu 4 powinna ująć koszt tego noclegu oraz czy podstawą zapisów w księgach rachunkowych może być faktura wystawiona przez hotel?
Koszty noclegu poniesione podczas podróży służbowej pracownika stanowią koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Ujmuje się je w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału, czyli w okresie sprawozdawczym, którego one dotyczą. Okresem sprawozdawczym w jednostkach najczęściej jest miesiąc. Należy pamiętać, że w sytuacji gdy podróż służbowa dotyczy bezpośrednio nabycia lub wytworzenia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, koszty podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.
W księgach rachunkowych koszty noclegu pracownika, poniesione w ramach podróży służbowej, ujmuje się na podstawie faktur lub rozliczenia delegacji. W przypadku gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę lub pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są także wystawione na pracodawcę, koszty dotyczące podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie tych faktur. Z kolei jeżeli pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, to koszty podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie rozliczenia delegacji. Zazwyczaj rozliczenie kosztów podróży z pracownikiem następuje na koncie rozrachunkowym 23 – 4 pozostałe rozrachunki z pracownikami. Jeśli jednak wydatki poniesione przez pracownika podczas podróży służbowej zostały udokumentowane fakturami wystawionymi na pracodawcę, na przykład fakturą za nocleg, to wskazane jest zaksięgować je w korespondencji z kontem 21 rozrachunki z dostawcami.
Należy pamiętać, że VAT naliczony od nabywanych przez podatnika usług hotelowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Oznacza to, że jednostka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej za nocleg pracownika. Dla celów rachunkowości niepodlegający odliczeniu VAT stanowi element ceny nabycia. W związku z tym wartość usług obcych, od których jednostka nie ma prawa odliczać VAT, ujmuje się w księgach rachunkowych w kosztach działalności operacyjnej w wartości brutto.
Ewidencja księgowa kosztów noclegu w ramach podróży służbowej na kontach zespołu 4, na podstawie faktury, może przebiegać zapisem po stronie wn konta 40 - 9 pozostałe koszty rodzajowe lub na innym koncie syntetycznym utworzonym specjalnie do tego celu w ramach kont zespołu 4, na przykład na koncie 40 - 6 koszty podróży służbowych, w korespondencji ze stroną ma konta 21 rozrachunki z dostawcami lub 30 rozliczenie zakupu.
