Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki, której sprawozdanie finansowe za 2022 rok podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Jednostka chce wiedzieć jak ma postąpić w sytuacji gdy po sporządzeniu i podpisaniu tego sprawozdania w terminie do 31 marca, ale jeszcze przed jego zatwierdzeniem biegły rewident będzie miał do niego uwagi. Czy należy poprawić to sprawozdanie? Jak jednostka będzie mogła udowodnić, że sprawozdanie podpisano w terminie określonym w ustawie o rachunkowości?
Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobligowana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. W sytuacji zatem gdy rok obrotowy jednostki skończył się 31 grudnia 2022 roku, na sporządzenie sprawozdania finansowego ma ona czas do 31 marca 2023 roku.
Sporządzone do końca marca sprawozdanie finansowe nie oznacza jednak, że jest ono dokumentem ostatecznym. Po sporządzeniu sprawozdania mogą bowiem wystąpić zdarzenia, które spowodują obowiązek poprawienia tego sprawozdania, co w praktyce oznacza konieczność sporządzenia nowego sprawozdania i ponownego podpisania. Jak wynika bowiem z artykułu 54 ustęp 1 i 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. W sytuacji gdy zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. Jeśli jednostka otrzymałaby informacje o powyższych zdarzeniach po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujęłaby w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.
Powtórne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu oraz podpisane zgodnie z wymogami artykułu 52 ustawy o rachunkowości. Nowa wersja sprawozdania będzie więc opatrzona nową datą, a podpisy wszystkich zobowiązanych do tego osób zostaną złożone w innych terminach niż pod sprawozdaniem pierwotnym.