Przepisy Kodeksu pracy nie stanowią wprost, w jakim terminie należy dokonać wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Ponieważ jednak ekwiwalent pieniężny przysługuje w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to przyjmuje się, że prawo do ekwiwalentu powstaje w dniu ustania zatrudnienia. W tym dniu świadczenie to powinno zostać wypłacone pracownikowi.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Należności ze stosunku pracy stanowią natomiast dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi należności te stanowią koszty uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników.
Pracodawcy mogą, zgodnie z regulaminem wynagradzania, wypłacać swoim pracownikom wynagrodzenia za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca. Jeżeli przykładowo pracownikowi, z którym został rozwiązany stosunek pracy w kwietniu, wynagrodzenie za ostatni miesiąc pracy, czyli za kwiecień, zostanie wypłacone 10 maja wraz z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop, to będzie należało uznać, że nie został dochowany termin na wypłatę tego ekwiwalentu. Powinien być on bowiem wypłacony pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia. W konsekwencji ekwiwalent ten będzie stanowił koszt uzyskania przychodów z chwilą jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji, czyli w omawianej sytuacji w maju. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w odpowiedzi Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2021 r. na interpelację poselską, którą przytaczaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 12 z 20 kwietnia 2024 r.
Nadmieniamy, że składki ZUS od należności z tytułu wynagrodzeń pracowniczych, w tym od ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, w części finansowanej przez płatnika składek, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. Jeśli składki te zostaną opłacone terminowo, to będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który ekwiwalent był należny.
