Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki budżetowej, która na podstawie otrzymanej faktury pro forma opłaciła prenumeratę czasopism na kolejny rok. Jednostka pyta się czy dokonanie zapłaty na podstawie takiej faktury stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Na podstawie art. 44 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Wydatki publiczne powinny być przy tym dokonywane w sposób celowy i oszczędny, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Z kolei przepisy art. 11 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych stanowią, iż naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków.
Wydatkowanie środków publicznych na podstawie faktury pro forma nie stanowi - w naszej ocenie - naruszenia dyscypliny finansów publicznych (o ile oczywiście zapłata za fakturę pro forma nie spowoduje przekroczenia planu wydatków).
Przypomnijmy, iż faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie potwierdza dokonania operacji gospodarczych. W praktyce faktura pro forma pełni jedynie rolę informacyjną (np. wskazuje kwotę do zapłaty, która powinna być uiszczona przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi) i może stanowić propozycję zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usługi. Nie jest dowodem zawarcia transakcji i najczęściej wystawiana jest w celu uzyskania od nabywcy przedpłaty lub zaliczki. Na dokonaną na rzecz sprzedawcy przedpłatę lub zaliczkę jednostka powinna otrzymać fakturę.
