Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki oświatowej. Szkoła ma wątpliwości w ciężar jakich kosztów odnieść należne nauczycielom i pracownikom administracyjnym dodatkowe wynagrodzenie roczne w postaci tzw. trzynastki. Czy trzynastka za 2023 r., która została wypłacona w lutym 2024 r., powinna zostać ujęta w kosztach roku 2023 czy 2024?
Zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania tzw. trzynastki zawarte są w ustawie o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który to wynagrodzenie przysługuje. Termin wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za dany rok kalendarzowy upływa więc 31 marca następnego roku. Wyjątek stanowi sytuacja, w której z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy. Wówczas dodatkowe wynagrodzenie roczne należy wypłacić w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Co istotne, zgodnie z określoną w ustawie o rachunkowości zasadą memoriału, jednostki zobowiązane są do ujęcia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz pochodnych od tego wynagrodzenia w księgach rachunkowych roku, którego to wynagrodzenie dotyczy. Nie ma tutaj znaczenia fakt, iż jest ono naliczane i wypłacane w roku następnym.
Koszt tzw. trzynastki za rok 2023 wraz z pochodnymi powinien więc zostać ujęty w księgach tego właśnie roku, pod datą 31 grudnia. Przy czym należne pracownikom szkoły, zarówno nauczycielom jak i pracownikom administracyjnym, dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie brutto ujmuje się na koncie 404 "Wynagrodzenia", w korespondencji z kontem 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", a naliczone od tych wynagrodzeń składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę ujmuje się na koncie 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", w korespondencji z kontem 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne".
