Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki, która posiada należności od odbiorców krajowych i zagranicznych. Pytanie dotyczyło kwestii czy jednostka ma obowiązek potwierdzania salda swoich należności z kontrahentami zagranicznymi, a jeśli tak, to w jakiej formie?
W myśl art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami metodą potwierdzenia sald. Drogą potwierdzenia sald nie inwentaryzuje się należności: spornych i wątpliwych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych. Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Więcej informacji na temat inwentaryzacji rozrachunków zawiera stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Według punktu 8 tego stanowiska, jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi według tych samych zasad, co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej.
Zazwyczaj w przypadku kontrahentów zagranicznych praktykuje się potwierdzanie sald należności drogą elektroniczną, ze względu na skrócenie czasu oczekiwania na odpowiedź. Postępowanie takie potwierdza stanowisko w sprawie rozrachunków z kontrahentami, wyjaśniając, że wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną, na przykład w postaci wiadomości e-mail, jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Stosownie do art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie trzech miesięcy przed końcem roku obrotowego i piętnastu dni następnego roku obrotowego. Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, to przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
