Przepisy nie nakładają na główną księgową zatrudnioną w spółce obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, gdy stanie się ona niewypłacalna. Jeżeli zatem główna księgowa nie jest jednocześnie wspólnikiem czy członkiem zarządu uprawnionym do prowadzenia spraw spółki i do jej reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami, to nie ma obowiązku ani prawa złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej. Może jedynie pomóc w jego przygotowaniu lub też określeniu czy i kiedy spółka stała się niewypłacalna.
Wniosek o ogłoszenie upadłości spółki handlowej należy zgłosić w sądzie nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna.
W ustawie Prawo upadłościowe uregulowane są dwie przesłanki zaistnienia stanu niewypłacalności. Pierwsza to utrata płynności finansowej. Druga podstawa ustalenia stanu niewypłacalności to nadmierne zadłużenie. Niewypłacalny jest ten dłużnik, który utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Przesłanka ta jest związana z finansowym aspektem oceny kondycji dłużnika. W jej kontekście ważna jest realna perspektywa polepszenia bądź pogorszenia stanu finansów dłużnika.
Druga przesłanka odnosi się między innymi do osób prawnych, w tym do każdej spółki kapitałowej. Natomiast w przypadku handlowych spółek osobowych przesłanka ta nie ma zastosowania do handlowej spółki osobowej, w której co najmniej jednym wspólnikiem odpowiadającym za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem jest osoba fizyczna. Przesłanka ta nie ma zatem zastosowania na przykład do spółki jawnej osób fizycznych.
W świetle drugiej przesłanki dłużnik będący na przykład spółką z o.o., jest niewypłacalny także wtedy, gdy jego zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jego majątku, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający 24 miesiące. Przepisy Prawa upadłościowego precyzują zasady wyliczania zobowiązań i majątku dłużnika. Poza tym wprowadzają domniemanie, że zobowiązania pieniężne dłużnika przekraczają wartość jego majątku, jeżeli zgodnie z bilansem jego zobowiązania, z wyłączeniem rezerw na zobowiązania oraz zobowiązań wobec jednostek powiązanych, przekraczają wartość jego aktywów, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający dwadzieścia cztery miesiące.
W ustawie Prawo upadłościowe wymienione są odrębnie podmioty, na których ciąży obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości danego podmiotu, czyli dłużnika, oraz podmioty, które mogą złożyć taki wniosek. Obowiązek taki ciąży na samej spółce handlowej, a także na każdym, kto na podstawie ustawy, umowy spółki ma prawo do prowadzenia jej spraw i do reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami (art. 21 ust. 1-2 Prawa upadłościowego). Obowiązek taki ciąży zatem na przykład w spółce z o.o. na tej spółce i członkach jej zarządu. Z kolei o tym, kto może złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości, przesądza art. 20 ustawy Prawo upadłościowe. Nie uprawnia on głównej księgowej do złożenia omawianego wniosku.
