Do naszego wydawnictwa wpłynęło pytanie od jednostki, która w związku z obowiązkiem inwentaryzacji należności, wysłała wezwania do potwierdzenia sald do swoich kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe. Nie otrzymała ona jednak wszystkich odpowiedzi. Jednostka zapytała jak w takiej sytuacji powinna postąpić?
W myśl art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, należności inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Jest to tzw. metoda potwierdzenia sald. Z kolei z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wynika, że jeśli inwentaryzacja składników aktywów i pasywów drogą ich spisu z natury lub uzgodnienia w drodze potwierdzenia sald nie była z przyczyn uzasadnionych możliwa, ich inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, tzw. metoda weryfikacji. Metoda ta polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Również z pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami wynika, że jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, to przeprowadza inwentaryzację należności niepotwierdzonej przez kontrahenta metodą weryfikacji. W stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami podkreślono, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Innymi słowy, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet, gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone. Trzeba pamiętać, że przeprowadzenie inwentaryzacji należności w drodze weryfikacji będzie uzasadnione dopiero w przypadku, gdy inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald okaże się niemożliwa.
Jeżeli więc kontrahenci prowadzący księgi rachunkowe nie odsyłają odpowiedzi na wysłane przez jednostkę wezwania do potwierdzeń sald, to jednostka w pierwszej kolejności powinna spróbować nakłonić tych kontrahentów do odesłania odpowiedzi, poprzez np. kontakt telefoniczny lub ponowne wysłanie wezwań. W sytuacji gdy takie ponowienie próśb o potwierdzenie sald nie powiedzie się i inwentaryzacja tą drogą okaże się niemożliwa, uzasadnione będzie przeprowadzenie inwentaryzacji niepotwierdzonych należności drogą weryfikacji.
