Regulacja art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych kosztów, które nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 tej ustawy, pod warunkiem, że podatnik wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła.
Wydatki na catering na rzecz pracowników biorących udział w spotkaniu integracyjnym należy oceniać przez pryzmat kosztów ponoszonych na rzecz pracowników. Koszty te obejmują wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Przy czym organy podatkowe od lat są zgodne, że "koszty pracownicze" obejmują także wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji może wpłynąć na zwiększenie efektywności ich pracy. Z kolei większa efektywność oraz pogłębienie więzi łączącej pracownika z pracodawcą może przyczynić się do wzrostu przychodów w firmie. W związku z tym wydatki na catering czy poczęstunek zorganizowany w innej formie na rzecz pracowników biorących udział w spotkaniu integracyjnym mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Okres świąteczno-noworoczny sprzyja takim spotkaniom, warto więc pamiętać o możliwości rozliczenia kosztów z nimi związanych w rachunku podatkowym, z wyjątkiem wydatków na alkohol. Wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się bowiem do osiągnięcia przychodów ani zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol z zakładanym celem, jakim jest związanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawa atmosfery pracy i wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych.
