W myśl art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać tzw. politykę rachunkowości, czyli dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości, w tym m.in. dotyczące zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Ustalone na piśmie i przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości zatwierdza kierownik jednostki. Odpowiada on również za ich aktualizację. Wprowadzenie PPK może spowodować konieczność utworzenia nowych kont księgowych i wymagać aktualizacji zakładowego planu kont.
Zasady gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych, zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK, finansowania i dokonywania wpłat do PPK oraz dokonywania wypłat transferowych, wypłat i zwrotu środków zgromadzonych w PPK reguluje ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych. W świetle art. 3 tej ustawy, PPK jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60 roku życia oraz na inne cele określone w ustawie. Wpłaty dokonywane do PPK są finansowane z własnych środków przez podmiot zatrudniający, a także przez uczestnika PPK. Wysokość wpłat określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK, przy czym wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia, a finansowana przez uczestnika PPK wpłata podstawowa wynosi 2% wynagrodzenia.
W księgach rachunkowych wpłaty dokonywane do PPK finansowane przez podmiot zatrudniający zalicza się do kosztów pracowniczych. Tego rodzaju koszty obciążają konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiednie konto w zespole 5.
Ewidencja wpłat do PPK w części finansowanej przez pracodawcę w księgach będzie przebiegała zapisem po stronie Wn konta 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub konta zespołu 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 24 "Pozostałe rozrachunki".
Przypominamy, iż konto 40-5 służy w jednostce do ewidencji kosztów ponoszonych w związku z zatrudnianiem pracowników oraz osób fizycznych niebędących pracownikami. Na koncie tym ujmuje się m.in. składki na ubezpieczenia społeczne obciążające koszty pracodawcy, świadczenia emerytalne, rentowe, wydatki ponoszone na podstawie przepisów BHP oraz Kodeksu pracy. Z reguły jednostki wyodrębniają w ramach konta 40-5 odpowiednie konta analityczne dotyczące poszczególnych świadczeń. W związku z nowym obowiązkiem związanym z PPK można więc utworzyć nowe konto analityczne o nazwie np. "Wpłaty do PPK".
Natomiast wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są pobierane z jego wynagrodzenia i ujmowane w księgach rachunkowych na kontach rozrachunkowych.
Ewidencja wpłaty dokonywanej ze środków uczestnika PPK odbywa się na podstawie listy płac zapisem po stronie Wn konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", w korespondencji ze stroną Ma konta 24 "Pozostałe rozrachunki".
Podmiot zatrudniający, czyli pracodawca, jest zobowiązany do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej zarówno w części finansowanej z własnych środków, jak i pobranych z wynagrodzenia uczestnika PPK.
Kwoty wpłat do PPK ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki", w ramach którego można wyodrębnić konto o nazwie np. "Wpłaty do PPK" lub "Rozrachunki z instytucją zarządzającą i prowadzącą PPK". Zależnie od funkcjonującego w jednostce zakładowego planu kont, może to być konto analityczne do konta 24 lub nowe konto syntetyczne w ramach funkcjonujących już w jednostce kont pozostałych rozrachunków. Odrębne konto przeznaczone do ewidencjonowania kwot należnych do wpłaty do PPK oraz ich rozliczenie z dokonaną płatnością pomaga kontrolować rozrachunki z wybraną instytucją finansową.
W księgach rachunkowych przekazanie wpłaty do instytucji prowadzącej PPK odbywa się zapisem po stronie Wn konta 24 "Pozostałe rozrachunki", w korespondencji ze stroną Ma konta 13-0 "Rachunek bieżący".
