Ustawy o podatku dochodowym nie podają definicji środka trwałego, a jedynie wskazują składniki majątku, które po spełnieniu określonych warunków można uznać za środki trwałe podlegające amortyzacji. Są nimi budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, a także maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty, jeżeli:
- stanowią własność lub współwłasność podatnika,
- zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
- ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok,
- są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
Tak więc jednym z podstawowych kryteriów stanowiących o klasyfikacji danego składnika majątku jako odrębnego środka trwałego jest kwestia jego kompletności i zdatności do użytku. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 lipca 2019 r. wyjaśnił, że: "(...) składnik majątku spełnia kryterium kompletności, jeżeli jest wyposażony we wszystkie elementy umożliwiające jego funkcjonowanie, zgodnie z przeznaczeniem. Natomiast, sformułowanie »zdatny do użytku« należy rozumieć jako »możliwość faktycznego oraz prawnego użytkowania«. Zatem »kompletne i zdatne do użytku« nie oznacza jednocześnie, że składniki majątku mają być zdolne do samodzielnej pracy".
Z kolei z objaśnień wstępnych do rozporządzenia w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych wynika, że za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego spełniający określone funkcje w procesie wytwarzania wyrobów i świadczenia usług. Może być nim budynek, maszyna, pojazd mechaniczny itp. Jedynie w nielicznych przypadkach dopuszcza się w ewidencji przyjęcie za pojedynczy obiekt – obiektu zbiorczego, którym może być zespół przewodów rurociągowych lub zespół latarni jednego typu użytkowanych na terenie zakładu, ulicy, osiedla, zespoły komputerowe itp.
Zgodnie z objaśnieniami szczegółowymi do grupy 1 KŚT, wyposażenie budynku stanowią wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcję budynku na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku, np. wbudowane meble.
Można zatem stwierdzić, że w sytuacji gdy instalacje obsługujące dany budynek są w sposób trwały wbudowane w konstrukcję budynku, to koszt ich wykonania zwiększa wartość początkową budynku. Natomiast jeśli instalacje zostały umieszczone np. w podwieszanych sufitach w sposób umożliwiający ich przeniesienie w inne miejsce bez uszkodzenia konstrukcji budynku, a jednocześnie są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania na potrzeby działalności gospodarczej, to wydatki poniesione w związku z ich wykonaniem nie zwiększają wartości początkowej budynku. Stanowią one odrębne środki trwałe podlegające amortyzacji według stawek przewidzianych dla tego rodzaju obiektów.