Zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej ustawa o rachunkowości określa w rozdziale 8 "Ochrona danych". Stosownie do przepisów tej ustawy, dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe jak również sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku chronologicznym dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
W świetle art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.
Zwracamy uwagę, iż 5-letni okres przechowywania sprawozdań finansowych wprowadzono do ustawy o rachunkowości z dniem 1 stycznia 2019 r. (do końca 2018 r. sprawozdania podlegały trwałemu przechowywaniu). Nowelizacja ustawy o rachunkowości w tym zakresie nastąpiła na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. poz. 2244).
Istotne jest również to, że ustalając termin przechowywania dokumentów uwzględnia się - poza ustawą o rachunkowości - także inne przepisy dotyczące przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. Zasadą jest, że gdy terminy przechowywania wynikające z poszczególnych aktów prawnych różnią się, to przyjmuje się okres dłuższy.
W odniesieniu do sprawozdań finansowych należy wziąć pod uwagę przepisy Ordynacji podatkowej. Według art. 86 § 1 tej ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Z kolei art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy czym termin przedawnienia może ulec zawieszeniu lub przerwaniu w wyniku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 70-71 Ordynacji podatkowej. Tym samym termin przechowywania dokumentacji podatkowej może się wydłużyć. Okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych z reguły jest dłuższy od okresu wymaganego przepisami ustawy o rachunkowości. Jednak w przypadku przechowywania sprawozdań finansowych będzie podobny.
Załóżmy, że rok obrotowy spółki z o.o. jest rokiem kalendarzowym, roczne sprawozdanie finansowe spółki za 2018 r. zatwierdzono 30 czerwca 2019 r., a termin płatności podatku dochodowego za 2018 r. upłynął 1 kwietnia 2019 r. (31 marca 2019 r. przypadał w niedzielę).
Minimalny czas przechowywania tego sprawozdania według ustawy o rachunkowości biegnie od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie, czyli od początku 2020 r. i trwa co najmniej 5 lat, tj. do początku 2025 r. (tj. z dniem 1 stycznia 2025 r. można je przekazać do likwidacji).
Z kolei minimalny czas przechowywania tego sprawozdania według przepisów podatkowych liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, tj. od końca 2019 r. i trwa 5 lat, czyli do końca 2024 r. (tj. z dniem 1 stycznia 2025 r. można je przekazać do likwidacji).
Takie same zasady przechowywania sprawozdań finansowych stosuje się również wtedy, gdy jednostka przekazała roczne sprawozdania finansowe oraz pozostałe elementy dokumentacji systemu rachunkowości innej jednostce, świadczącej usługi przechowywania dokumentów (por. art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Należy przy tym pamiętać, że gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.