Facebook
Wesołych Świąt !
Podcasty podatkowe GOFIN - podcasty.gofin.pl
PODCASTY GOFIN Podatki, Księgowość, Prawo pracy
Serwis podcasty.gofin.pl to zbiór porad i informacji z zakresu podatków, księgowości, prawa pracy, które tworzą redaktorzy Czasopism: Biuletyn Informacyjny, Ubezpieczenia i Prawo Pracy, Poradnik VAT, Zeszyty Metodyczne Rachunkowości, Przegląd Podatku Dochodowego i Gazety Podatkowej. W profesjonalny i zrozumiały sposób dzielą się oni swoją wiedzą oraz omawiają niezwykle ważne zagadnienia i zmiany przepisów.
Minimalny okres przechowywania sprawozdań finansowych
Redakcja czasopisma Zeszyty Metodyczne Rachunkowości | 21.09.2020

Minimalny czas przechowywania sprawozdań finansowych określa art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Treść podcastu

Zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej ustawa o rachunkowości określa w rozdziale 8 "Ochrona danych". Stosownie do przepisów tej ustawy, dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe jak również sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku chronologicznym dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W świetle art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Zwracamy uwagę, iż 5-letni okres przechowywania sprawozdań finansowych wprowadzono do ustawy o rachunkowości z dniem 1 stycznia 2019 r. (do końca 2018 r. sprawozdania podlegały trwałemu przechowywaniu). Nowelizacja ustawy o rachunkowości w tym zakresie nastąpiła na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. poz. 2244).

Istotne jest również to, że ustalając termin przechowywania dokumentów uwzględnia się - poza ustawą o rachunkowości - także inne przepisy dotyczące przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. Zasadą jest, że gdy terminy przechowywania wynikające z poszczególnych aktów prawnych różnią się, to przyjmuje się okres dłuższy.

W odniesieniu do sprawozdań finansowych należy wziąć pod uwagę przepisy Ordynacji podatkowej. Według art. 86 § 1 tej ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Z kolei art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przy czym termin przedawnienia może ulec zawieszeniu lub przerwaniu w wyniku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 70-71 Ordynacji podatkowej. Tym samym termin przechowywania dokumentacji podatkowej może się wydłużyć. Okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych z reguły jest dłuższy od okresu wymaganego przepisami ustawy o rachunkowości. Jednak w przypadku przechowywania sprawozdań finansowych będzie podobny.

Załóżmy, że rok obrotowy spółki z o.o. jest rokiem kalendarzowym, roczne sprawozdanie finansowe spółki za 2018 r. zatwierdzono 30 czerwca 2019 r., a termin płatności podatku dochodowego za 2018 r. upłynął 1 kwietnia 2019 r. (31 marca 2019 r. przypadał w niedzielę).

Minimalny czas przechowywania tego sprawozdania według ustawy o rachunkowości biegnie od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie, czyli od początku 2020 r. i trwa co najmniej 5 lat, tj. do początku 2025 r. (tj. z dniem 1 stycznia 2025 r. można je przekazać do likwidacji).

Z kolei minimalny czas przechowywania tego sprawozdania według przepisów podatkowych liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, tj. od końca 2019 r. i trwa 5 lat, czyli do końca 2024 r. (tj. z dniem 1 stycznia 2025 r. można je przekazać do likwidacji).

Takie same zasady przechowywania sprawozdań finansowych stosuje się również wtedy, gdy jednostka przekazała roczne sprawozdania finansowe oraz pozostałe elementy dokumentacji systemu rachunkowości innej jednostce, świadczącej usługi przechowywania dokumentów (por. art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Należy przy tym pamiętać, że gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.