Czy informacja dodatkowa przed załączeniem jej do sprawozdania finansowego sporządzonego w formacie XML powinna być podpisana elektronicznie?
Informacji dodatkowej sporządzonej w formie nieustrukturyzowanej dołączonej do sprawozdania finansowego sporządzonego w formie ustrukturyzowanej nie trzeba osobno podpisywać. Sprawozdanie finansowe zawierające wszystkie elementy, tj. bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową, rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale stanowi jeden plik XML, który powinien zostać podpisany jako całość przez wszystkie zobowiązane do tego osoby.
Sprawozdanie finansowe jednostki składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. W przypadku jednostek, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu, sprawozdanie finansowe obejmuje dodatkowo zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych (por. art. 45 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości).
W świetle art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Przy czym, na podstawie art. 45 ust. 1g ww. ustawy, sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (na stronie MF).
Tak więc sprawozdanie finansowe jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS powinno być sporządzone w ściśle określonej strukturze logicznej oraz formacie (XML) udostępnionych w BIP na stronie MF oraz podpisane elektronicznie. Dotyczy to wprowadzenia do sprawozdania finansowego, bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych (jeżeli jednostka sporządza te elementy sprawozdania).
Z kolei dodatkowe informacje i objaśnienia, ze względu na ich specyfikę nie zostały ustrukturyzowane. Wyjątek stanowi tylko jeden punkt tej informacji dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto (tzw. nota podatkowa), który należy sporządzić w strukturze logicznej i formacie (XML) udostępnionych w BIP na stronie MF. Pozostałe elementy dodatkowych informacji i objaśnień jednostka sporządza w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.
Jeżeli jednostka nie jest zobowiązana do sporządzenia tzw. noty podatkowej, to całość dodatkowych informacji i objaśnień sporządzi w formie nieustrukturyzowanej.
Warto w tym miejscu wspomnieć, iż na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi zamieszczono odpowiedź na pytanie: "W jakiej formie sporządzić »Dodatkowe informacje i objaśnienia« w sprawozdaniu finansowym zgodnym ze strukturami logicznymi?". W treści odpowiedzi MF wyjaśniło: "W opublikowanych strukturach logicznych element »Dodatkowe informacje i objaśnienia«, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc,. odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie »Opis«".
Co istotne, sprawozdanie finansowe należy wytworzyć jako jeden plik XML, który będzie zawierał wszystkie elementy tego sprawozdania zarówno ustrukturyzowane, tzn. wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat, notę podatkową oraz rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, jak i nieustrukturyzowane, tzn. część dodatkowych informacji i objaśnień bez noty podatkowej. Plik XML sprawozdania finansowego powinny podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym wszystkie zobowiązane do tego na mocy art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości osoby, tzn. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.
